Zijn functioneringsgesprekken verplicht?
Deze vraag wordt redelijk vaak aan mij gesteld. En dat is ook begrijpelijk omdat er zoveel wet- en regelgeving is waar je als werkgever aan moet voldoen. Het antwoord op deze vraag is eenvoudig. In de wet staat nergens beschreven dat functioneringsgesprekken verplicht zijn. Dat stuk is hiermee opgelost. Toch raad ik elke werkgever aan om wel regelmatig functioneringsgesprekken in te plannen.
Waarom functioneringsgesprekken?
Wat mij betreft zijn er twee redenen om functioneringsgesprekken te houden. De belangrijkste reden leg ik eerst uit.
De grootste kostenpost binnen een bedrijf bestaat uit de loonkosten. Maar daarmee noem ik meteen ook het belangrijkste goed binnen een bedrijf, namelijk de mensen die er werken. Ook al is een product of dienst nog zo geweldig of goed, het gaat altijd om de mensen die het maken, leveren, organiseren, service verlenen of de facturen versturen.
Als werkgever is het daarom enorm belangrijk om aandacht aan die mensen te besteden en duidelijkheid te creëren voor iedereen.
Aandacht gaat over hoe het met iemand gaat, ook privé. Welke wensen, ideeën of verbeterpunten iemand heeft of welke behoefte bij die persoon bestaat om het werk beter te kunnen doen. De ene persoon heeft de bekende “schop onder de kont” nodig en de andere een aai over de bol. Maar omdat zij worden gehoord en aandacht krijgen, ontstaat er wederzijds begrip en respect en wordt duidelijk wat de situatie is.
Duidelijkheid heeft alles te maken met de invullen van het werk, het resultaat, het gedrag, het houden aan gemaakte afspraken en van elkaar weten wat de verwachtingen zijn.
Bijkomstig voordeel, dossiervorming
Duidelijkheid en aandacht geven zorgt ervoor dat medewerkers beter gaan presteren. En als dat niet het geval is ontstaat er wellicht ook duidelijkheid. Die betreffende medewerker is dan misschien niet de juiste persoon op de juiste plek. Daar komt de tweede reden om de hoek kijken om functioneringsgesprekken te houden. Dossiervorming.
Wanneer een medewerker niet voldoet, om welke reden dan ook, is het belangrijk dat er aan vastlegging wordt gedaan. Welke stappen zijn er ondernomen om iemand beter te laten functioneren? Is de medewerker duidelijk aangesproken op ongewenst gedrag of de mindere resultaten die worden gerealiseerd? Voor de situatie dat er afscheid genomen zou moeten worden van een medewerker is het wettelijk gezien wel enorm praktisch dat zaken aangetoond kunnen worden als het zover mocht komen. Die aantoonbaarheid is nu eenmaal wel een juridisch aspect.
Voordelen van functioneringsgesprekken
Uiteindelijk is het een win-win situatie om functioneringsgesprekken te houden. Of de medewerker gaat beter presteren of er is aantoonbaar voldoende vastgelegd dat afscheid de enige oplossing is. Mijn stelling is dan ook dat mensen die aandacht en duidelijkheid krijgen, meer gemotiveerd, betrokken en enthousiast zijn om het werk voor jou als werkgever uit te voeren waardoor het resultaat beter is. Zij werken efficiënter, de kwaliteit gaat omhoog, zij komen met initiatieven en verbeterpunten en werken beter met elkaar samen.
Daarmee wordt de vraag of het houden van functioneringsgesprekken niet veel kostbare tijd kost ook meteen beantwoord. Nee, het kost geen tijd want het levert enorm veel (tijd)winst en rendement op. Daarnaast voorkomt het irritatie, onbegrip en discussie. Of zelfs een conflict.
Tijdens en na coronatijd
In deze huidige tijden wil ik benadrukken dat aandacht en duidelijkheid misschien wel belangrijker zijn dan normaal gesproken. Door het coronavirus werken veel medewerkers vanuit huis waardoor er minder aandacht voor elkaar is. Dat resulteert meestal ook in een hogere mate van onduidelijkheid en onbegrip. De afstand is groter en de communicatie gaat hoofdzakelijk via mailverkeer of Whatsapp. In sommige bedrijven worden ook de online tools voor videobellen, zoals Microsoft Teams, Zoom of Skype gebruikt maar ook dat is echt anders dan persoonlijk contact.
Het is belangrijk om daar extra aandacht aan te besteden als de medewerkers langzaam weer vaker op kantoor komen werken, of wellicht na het corona-tijdperk juist vaker thuis blijven werken. Zorg ervoor dat dit geborgd wordt binnen het bedrijf.